Tips & FAQPå denne side vil du kunne finde svar på ofte stillede spørgsmål samt tips til bedre udnyttelse af Stone's SummaSummarum.
Indhold GENERELTVidereførsel af regnskab fra demoSpørgsmål:
Hvis jeg downloader Stone's SummaSummarum og starter på et regnskab i demo-versionen, kan jeg så fortsætte med regnskabet i den registrerede udgave?Svar:
Ja. Og det samme gælder, hvis du har en gratislicens eller en privatlicens og senere opgraderer til en firmalicens.
 Tilbage til indholdsfortegnelsen
Udveksling mellem Std. og Pro versionSpørgsmål:
Kan jeg udveksle regnskaber mellem Std. og Pro- versionen?Svar:
Ja, fra og med Std. version 1.2 kan regnskaber udveksles ved hjælp af sikkerhedskopier.
 Sikkerhedskopier foretaget i Stone's SummaSummarum Std. version 1.0 og 1.1 kan ikke indlæses i Stone's SummaSummarum Pro. Gør i stedet følgende: 1) Luk SummaSummarum. 2) Opret en ny mappe med et (positivt) nummer i mappen, hvor SummaSummarum Pro er installeret. 3) Kopier alle filer undtagen filen "summa" fra en af dine gamle sikkerhedskopier over i den nye mappe. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Datoformat og talformatSpørgsmål:
Hvordan ændrer jeg datoformatet og/eller talformatet i Summasummarum?
Svar:
SummaSummarum anvender de formater, som Windows er sat op til. Datoformat, talformat m. fl. ændres i Windows' Kontrolpanel (se Windows dokumentationen).
Vær opmærksom på, at ændringen vil slå igennem i alle programmer mv., som anvender Windows formater.
Vigtigt! Husk at lukke SummaSummarum før du foretager eventuelle ændringer i Windows formatering. Tilbage til indholdsfortegnelsen
SikkerhedskopieringDet er meget vigtigt, at du løbende sikkerhedskopierer dit regnskab. Tjek reglerne for opbevaring af regnskab og sikkerhedskopier hos Skat.Regnskaber sikkerhedskopieres enkeltvis ved hjælp af den indbyggede sikkerhedskopi-funktion. Dette kan gøres til diskette eller andet skrivbart medie. Hvis du bruger diskette, bør du skifte mellem mindst 2 disketter, så du har en ekstra kopi, hvis en diskette går i stykker. Ved hver ny sikkerhedskopiering, anvender du så disketten med den ældste kopi. Regnskabet bør sikkerhedskopieres, hver gang du bogfører eller har indtastet større datamængder. Derudover kan (og bør) du lave traditionel backup af samtlige regnskaber, formulardesigns mv. sammen med dine øvrige data på bånd, CD-ROM eller andet backupmedie. Dette gøres ved at sikkerhedskopiere mapperne, hvor SummaSummarum er installeret. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Generelt vedr. fejlHvis du oplever fejl, skal du først af alt tjekke, at du har den nyeste version af Stone's SummaSummarum. Se versionsnummeret på den version du har installeret under menupunktet Om... i menuen Hjælp. Du kan finde versionsnummeret på den nyeste tilgængelige version på Stone's SummaSummarums downloadside.Hvis du fortsat får fejlen efter at have downloadet og installeret den nyeste version, så rapporter fejlen på Stone's fejlformular. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Flere brugereSpørgsmål:
Kan flere brugere bogføre og fakturere i SummaSummarum samtidig?
Svar:
SummaSummarum er pt. IKKE en netværks-/klient-/serverapplikation. Dvs. 2 personer kan ikke sidde og bogføre eller fakturere samtidig i det samme regnskab.
Ideer til "flerbruger"-løsninger Afhængig af virksomhedens konkrete behov, kan man måske klare sig med en af nedenstående løsninger:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Adgang via InternetSpørgsmål:
Kan man få adgang til SummaSummarum via Internet, så fx jeg selv, min revisor eller andre kan få adgang til systemet?
Svar:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
WebshopSpørgsmål:
Findes der et webshop modul til SummaSummarum?
Svar:
Ja, flere eksterne producenter har lavet webshops, som er tilpasset til at samarbejde med SummaSummarum. (Se menupunktet "Tillægsprodukter").
Derudover kan SummaSummarum udveksle data med de fleste eksisterende webshops via kommaseparerede filer. For import til og eksport fra SummaSummarum se den trykte manual og hjælpefilen under henholdsvis "import" og "eksport". For import til og eksport fra webshoppen tjek webshoppens tilhørende dokumentation. Tilbage til indholdsfortegnelsen
INSTALLATIONInstallation af opdatering/ny versionSpørgsmål:
Kan jeg uden videre installere en opdatering/ ny version oven i en gammel?
Svar:
Ja, men hvis du vil undgå, at afinstallationslinjen optræder flere gange i Windows Kontrolpanel under Tilføj/Fjern programmer, skal du afinstallere den gamle version først.
Bemærk! Data og registrering bibeholdes, uanset hvad du vælger, men du bør altid lave en sikkerhedskopi af dit regnskab, før du installerer/afinstallerer, for at være på den sikre side. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Problemer efter opdateringSpørgsmål:
Efter jeg har installeret en opdatering, er der opstået et problem og/eller der er ting der ikke er, som de plejer.
Svar:
Du kan som en service hente opdateringer til den aktuelle hovedversion på hjemmesiden uden betaling. Som regel vil en opdatering kunne installeres uden videre, men der kan opstå problemer fx pga. PC'ens konfiguration eller andet, eller der kan være ting, der er ændret, som du måske synes var bedre i den gamle version.
Derfor bør du altid 1) sætte dig ind i, hvad der er ændret i den opdatering, du downloader, før du installerer den. Det kan du gøre ved at klikke på "versionoversigten", der hvor du downloader opdateringen 2) sikre, at du har en backup af dine data og den gamle version af programmet, før du opdaterer, så du i tilfælde af problemer kan vende tilbage til den oprindelige version. Hvis du ikke har fået lavet bacup af programmet, kan du installere SummaSummarum fra den oprindelige diskette/CD, du købte. Vær opmærksom på, at der ikke ydes garanti eller særlig support i forbindelse med de gratis opdateringer. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Flytning af program og regnskaber mv.Spørgsmål:
Jeg har fået ny PC og skal have SummaSummarum og regnskaber mm. flyttet til den nye PC. Hvad gør jeg?
Svar:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
"Fejl i kildefil"Spørgsmål:
I forbindelse med download/installation får jeg beskeden "Fejl i kildefil".
Svar:
Slå alt hvad du har af firewall, antivirus mv. fra, før du downloader og installerer.
Tilbage til indholdsfortegnelsen
KASSEKLADDEFortegn på posteringerBeskrivelse:
Jeg er rutineret regnskabsfører og er vant til, at indtægter posteres med minus foran.
Løsning:
Du kan vælge mellem 3 forskellige kassekladde-layouts.
I SummaSummarums standardopsætning tages udgangspunkt i afstemningskontoen ved postering, da det er det mest logiske for "almindelige mennesker": Når der kommer penge ind på bankkontoen, skal der plus foran, når der hæves penge, skal der minus foran beløbet. Du kan i stedet vælge et "klassisk" layout, som tager udgangspunkt i driftskontoen, eller du kan vælge et layout med henholdsvis debet- og kreditkolonne. Skift kassekladde layout i menuen Funktioner -> Indstillinger -> Kassekladde -> Beløbskolonner. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Genbrug af posterBeskrivelse:
Kan man kopiere disse x antal poster fra een måned til den næste på en nem måde, så man
ikke skal skrive disse poster hver måned?
Løsning:
Du kan oprette posterne i kassekladden, vælge Rapporter -> Kassekladde -> Filer -> Gem i kommasepareret fil.
Næste gang du skal bruge posterne, vælger du Filer -> Import -> Kladdeposter for at importere posterne i filen. (Læs mere i manualen og hjælpefilen vedr. import). Efter import kan du tilpasse datoer mv., før du bogfører. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Dialogboks uden knapperBeskrivelse:
I forbindelse med bogføring af kassekladden får jeg en dialogboks frem uden knapper - dialogboksen fylder hele skærmen, så knapperne ikke er synlige.
Løsning:
Du kan bruge tastaturet:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Advarsel om indtægt på udgiftskontoBeskrivelse:
I forbindelse med bogføring af kassekladden får jeg en dialogboks med en eller flere advarsler om, at der er posteret en indtægt på en konto, som normalt anvendes til udgifter.
Løsning:
Version 2.1 og nyerePå hver enkelt konto angives, om kontoen anvendes til indtægter/udgifter (driftskonti) eller passiver/aktiver (statuskonti). Hvis det er angivet, at kontoen anvendes til udgifter, og du posterer en indtægt får du en advarsel i forbindelse med bogføringen.Sådan ændrer du anvendelse på en konto:
Version 1.x og 2.0Du kan angive et interval af konti, der normalt anvendes til indtægter, og et interval af konti der normalt anvendes til udgifter.Sådan ændrer du interval:
Du kan også slå posteringsadvarslen helt fra. Det gøres i menuen Filer, Egenskaber for regnskab på fanebladet "Postering". Fjern krydset i "Giv advarsel ved postering af udgift på indtægtskonti og omvendt". Tilbage til indholdsfortegnelsen
IMPORTUdenlandske postnumreProblem:
Ved import af udenlandske kunder til kartoteket, hvor der er mellemrum i postnummeret, bliver hele postnummeret ikke importeret.
Løsning:
Ved import tager SummaSummarum højde for, at både postnummer og by findes i samme felt i kildefilen og medtager derfor kun data der ligger før første mellemrum i det angivne felt. Fra og med version 2.5.5 kan du imidlertid slå denne facilitet fra så hele det angivne felt importeres uanset mellemrum eller andet. Det gøres således:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Fejl/nedbrud ved importProblem:
Ved import af en større mængde data (kartotekskort/varer/fakturaer el.a.) tager det meget lang tid og/eller der kommer en programfejl eller systemet går ned.
Løsning:
SummaSummarum er designet til mindre virksomheder og til at håndtere moderate mængder af data. Der er ikke nogen formelle grænser for mængden af data, der kan lægges ind, men ved handlinger, der foretages på mange data på een gang (fx import af flere tusinde varenumre), kan det afhængig af din hardware mv. gå meget langsomt eller i yderste konsekvens føre til, at programmet melder fejl/går ned.
Hvis du har behov for at lave den type operationer på mange data, kan det således være nødvendigt at dele den op i flere omgange, således at der ekempelvis importeres et begrænset antal varenumre ad gangen. Der findes også at værktøj lavet af en ekstern producent til håndtering af import af store varemængder. Se under menupunktet "Tillægsprodukter". Tilbage til indholdsfortegnelsen
EKSPORTCitationstegn i adressefeltSpørgsmål:
Når jeg eksporterer data fra kartoteket, er der citationstegn i adressefeltet. Hvorfor det/hvordan slipper jeg af med dem?
Svar:
Adressefeltet (og notefeltet) i Kartoteket (og Note-felter mm. andre steder i programmet) kan indeholde ubegrænset information og linjeskift.
Hver linje håndteres som et felt i feltet.Hvis programmet, der importerer data, ikke håndterer dette (felter med flere linjer/felter i felter), må man fjerne citationstegnene med søg og erstat. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Momssats mangler ved fakturaeksportProblem:
Når jeg eksporterer fakturaer, kommer momssatsen kun med i nogle varelinjer.
Løsning:
Momssatsen bliver registreret på hver varelinje fra SummaSummarum version 2.3 og nyere. Hvis du eksporterer bilag, som er oprettet i en ældre version, eller bilag som er kopieret fra bilag oprettet i en ældre version, er der ikke nogen momskode.Tip. Du kan indlæse de eksporterede data i et regneark og beregne de manglende momssatser på basis af prisen og momsbeløbet (momsbeløb / pris ex. moms * 100 = momssats). Tilbage til indholdsfortegnelsen
LØNBogføring af lønBogføring af A-indkomst er en af de enkeltbevægelser, som medfører de fleste antal linjer i bogføringskladden. Det er derfor vigtigt at holde tungen lige i munden og vælge ét princip for, hvordan man bogfører de mange poster.Nedenstående bogføringsvejledning er en nem måde at bogføre en løn korrekt på, idet den medfører færrest muligt posteringer. Da udbetaling af løn og afregning af A-skat, ATP mv. sjældent sker samtidig, anvendes en række "skyldig"-konti, hvor beløbene står, indtil de rent fysisk betales. De angivne kontonumre følger standardkontoplan i SummaSummarum 2: Bogføring ved udbetaling af A-indkomst
Når de skyldige beløb betales til lønmodtager, Skat osv., krediteres den likvide konto (fx bank), og skyldig-kontiene debiteres. Man kan således hele tiden følge med i, om man har indberettet og betalt korrekt. Hvis der er andre løndele end almindelig A-indkomst (personalegoder, lønindeholdelse for det offentlige, skattefri godtgørelser etc.) anbefaler vi, at du kontakter din revisor eller en anden regnskabskyndig for at sikre, at bogføringen bliver korrekt. Hvis feriepenge anvises til feriekonto løbende konteres beregnede feriepenge som følger: Bogføring af feriepenge
De skyldige beløb til Skat indberettes og afregnes sammen med de tilsvarende skyldige poster for den "almindelige" løn. Feriepenge indberettes og afregnes til Feriekonto kvartalsvis. Hvis feriepenge ikke anvises løbende (fx for funktionærer med løn under ferie) hensættes bruttoferiepenge uden beregning og indberetning til hverken Skat eller Feriekonto. Ved afholdelse af ferie - og når ansættelsesforholdet strækker sig ud over ét år - skal hensættelseskontoen reguleres for at vise det korrekte beløb. Der er for mange forhold, som har betydning for bogføringen af denne regulering til, at det oplyses her. Vi anbefaler, at du kontakter din revisor eller en anden regnskabskyndig for at sikre, at bogføringen bliver korrekt. © 2002 JL Consult & Management og Inloco Regnskabsservice Tilbage til indholdsfortegnelsen
Regler for lønudbetalingPå Skats hjemmeside kan du finde materiale om regler for lønudbetaling mm. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Eksempel på lønseddelLink til ToldSkat-eksempel på lønseddel.Virker linket ikke, er det fordi ToldSkat har ændret det. Så kan du klikke dig frem til materialet på Skats hjemmeside Tilbage til indholdsfortegnelsen
MOMSMomssats på fakturaProblem:
Kan jeg automatisk få momssatsen angivet på fakturaen, som man skal iht. de nye fakturaregler pr. 1.1.2005.
Løsning:
Ja. Fra version 2.3 registrerer SummaSummarum hvilke(n) momssats(er), der anvendes på en faktura, og angiver den(disse) på fakturaen i momsfeltet og sammentællingen eller i de enkelte kolonner i varelisten, hvis der anvendes flere forskellige momssatser.
Bemærk! Bilaget skal være oprettet i den nye version. Der indsættes ikke momssats(er) på bilag oprettet i en ældre version. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Momsangivelse passer ikkeMomsafregningen består af alle bevægelser på dine momskonti i en given periode. Dvs. hvis der er posteringer dateret i en periode, de ikke vedrører, bliver din momsangivelse forkert. Disse posteringer skal i givet fald modregnes og posteres i den periode, de vedrører. De klassiske problemer opstår i forbindelse med:1) Årsafslutning Hvis momsbeløbet fra året før er overført til dine momskonti i det nye regnskab, skal disse posteringer trækkes ud igen samme dag fx til en momsafregningskonto (i standardkontoplanen hedder den 66900 Momsafregning). Her står de, til du afregner med Skat. (Hvis du har SummaSummarum 2 eller nyere tilbydes dette gjort automatisk i forbindelse med årsafslutningen.) 2) Momsafregning i årets løb Når en momskonto tømmes, fordi en momsperiode er slut, og der skal afregnes til Skat, skal posteringen ligeledes ligge i den periode, momsen vedrører, så den ikke kommer til at påvirke momsangivelsen i en anden periode. Du bør flytte momsen fra dine momskonti til en momsafregningskonto, hvor de står, til du afregner med Skat. Flytningen foretages på den sidste dag i den momsperiode, momsen vedrører. Er ovenstående ikke kilden til fejlen, må du gennemgå posterne på dine momskonti evt. i samarbejde med din revisor for at finde de posteringer, der giver fejlen. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Fakturering uden momsProblem:
Hvordan fakturerer jeg varer, der ikke skal beregnes moms af?
Løsning:
Beregningen af moms styres af momskoden på den konto, salget posteres på.
Der oprettes således en eller flere konti uden momskode til postering af varesalg uden moms.
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Momsopdatering - opdaterer ikkeProblem:
Jeg har klikket på "Opdater momskonti", men der står stadig, at mine momskonti ikke er opdateret.
Løsning:
Når du klikker på "Opdater momskonti", opretter SummaSummrum poster i kladden til opdatering af dine momskonti.
Så længe noget står i kladden er det ikke "rigtig gennemført". Linjerne kan slettes og ændres osv., så man kan ikke være sikker på, at det bliver bogført sådan.
Først efter bogføring af kladden, tømmes momskontiene og først herefter opfatter SummaSummarum momskontiene som opdateret og opdaterer beskeden under Overblik. Hvis din kladde _er_ bogført og tom, så kan det skyldes, at du efter opdatering af momskontiene har bogført noget i den afsluttede momsperiode, således at der igen står moms på dine momskonti, som skal afregnes. Du kan få SummaSummarum til automatisk at lave posteringer, som tømmer kontiene for denne rest ved at klikke på knappen "Opdater momskonti". Tilbage til indholdsfortegnelsen
HotelmomsDen særlige momsberegning, der gælder for hotel- og restaurationsbranchen, kan simuleres ved at oprette en momssats på 5,263%. Tilbage til indholdsfortegnelsen
FAKTURAMangler felter på faktura/plads til fri tekstBeskrivelse:
Jeg mangler felter til specielle oplysninger (fx rekvisitionsnummer) og noter/anden information/fri tekst.
Løsning:
1) Fra version 2.5 er fakturaen forsynet med 6 brugerfelter, som kan anvendes efter eget ønske. Felterne kan også sættes til at hente data fra debitorens kartotekskort.2) Du kan bruge tekstfeltet på fakturaens vareliste. Tilføj en ny linje (CTRL+L) og udfyld KUN tekstfeltet. Tip! Du kan indsætte standardtekster på fakturaen med F9. Tip! Du kan også indsætte tomme linjer imellem for at får pænere layout. 3) Du kan bruge feltet "Leveringsadresse", hvis du altså ikke bruger det til leveringsadresse. Se i hjælpefilen under Formulardesigner -> Rediger etiketter, hvordan du kan ændre etikketten "Leveringsadresse" til noget andet. Se også Købers CVR-nummer m.v. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Købers CVR-nummer m.v.Beskrivelse:
Jeg vil gerne automatisk have overført debitoroplysninger som fx CVR-nummer på mine bilag (faktura o.l.).
Løsning:
1) Fra version 2.3 er fakturaen forsynet med to brugerfelter. Du kan sætte dem til automatisk at hente oplysninger fra debitorens kartotekskort så som købers CVR, som du kan angive i et af de to brugerfelter på kartotekskortet. Vælg hvilket felt oplysningerne skal hentes fra i Funktioner, Indstillinger, Brugerfelter.Bemærk! Oplysningerne hentes ind sammen med adresse mv., når debitoren indsættes på bilaget. Hvis oplysningen først indsættes på kartotekskortet efter bilaget er oprettet, skal den indsættes manuelt i faktura-brugerfeltet, før bilaget udskrives (og før det bogføres. Efter bogføring, kan der ikke rettes i brugerfelterne). 2) Du kan bruge feltet Leveringsadresse på en af følgende to måder: a) Hvis du normalt ikke har brug for angivelse af leveringsadresse, kan du bruge det til fx CVR-nummer i stedet. I SummaSummarum Enterprise er der indbygget en editor til at redigere feltetiketterne. Så kan du ændre etiketten fra "Leveringsadresse" til "CVR nummer" eller hvad du vil. Du kan også slette etiketten helt og angive den i feltet på kartotekskortet. Denne fremgangsmåde giver dig mulighed for at tilføje et ubegrænset antal felter (inkl. leveringsadresse, hvis du har brug for den, fx: CVR: 12345678 Bank: 987654321 (osv.) b) Hvis du bruger feltet til leveringsadresse, kan du tilføje CVR-nummeret øverst eller nederst i feltet på kartotekskortet, så det automatisk kommer med på fakturaen. Se også Mangler felter på faktura/plads til fri tekst. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Ikke plads til varerBeskrivelse:
Når jeg har mange varer på en faktura, så fakturaen ikke kan være på en side, udskrives de ikke.
Løsning:
SummaSummarum 2 og nyere understøtter flersidede fakturaer, men det gør version 1 ikke.
Her er nogle forslag til løsning af problemet i version 1: 1) Komprimer dit fakturadesign, så der bliver mere plads til varelisten. Brug mindre skrifttyper. 2) Lav et selvstændigt formulardesign til fakturaens vareliste, så du får en hel A4-side til varer. (Udskriver du med Courier New 10 giver det ca. 70 varelinjer. Mindre skrift giver endnu flere linjer.) Er det stadig ikke nok, må du lave varelisten i fx et tekstbehandlingsprogram eller et regneark. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Øreafrunding ved momsberegningBeskrivelse:
Ved indtastning af en købsfaktura afviger SummaSummarums momsberegning - og dermed fakturasaldoen - fra originalfakturaen.
Løsning:
Differencen kan opstå pga. forskellige afrundingstidspunkter og er typisk på nogle få øre.Man kan vælge mellem to afrundingstidspunkter i SummaSummarum - enten på linjen eller på totalen. Indstillingen ændres under Filer, Egenskaber for regnskab, på fanebladet "Moms" (se også programmets hjælpefil). 1. Hvis man opdager differencen under oprettelsen af købsfakturaen, kan man enten a) ændre afrundingstidspunktet som beskrevet ovenfor eller, hvis det ikke løser problemet b) rette den ved at lave en ekstra linje på fakturaen, hvor man posterer øredifferencen på købsmomskontoen. 2. Hvis man først opdager differencen ved bogføring af fakturabetalingen i kassekladden, udligner man fakturaen med dens pålydende og posterer øredifferencen i en selvstændig linje. Undgå afrundingsdifferencer i egne varepriser Vil man undgå afrundingsfejl på sine egne varepriser, kan man tilrette/afrunde sine priser, så der kan beregnes 25% moms uden at det er nødvendigt at afrunde, dvs. således at prisen på en vareenhed inkl. moms er et antal hele ører. I Enterprise-udgaven kan man afrunde sine priser automatisk i menuen Funktioner, Juster priser. Hvis man fx afrunder til nærmeste 0,04 (eller produkter heraf), vil man altid få en rund pris, når man tillægger 25% moms. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Genfakturering/abonnementBeskrivelse:
Jeg har kunder, som skal faktureres igen og igen. Hvordan kan jeg organisere dette?
Løsning:
Kopier eksisterende ordre/fakturaHvis det er nogenlunde det samme, der skal faktureres hver gang, kan man oprette den nye ordre som en kopi af en eksisterende. Højreklik på et eksisterende bilag og vælg Kopier til ny... Regelmæssig genfakturering Hvis det er regelmæssigt (abonnementer, kontingenter o.l.), kan man fx placere sine debitorer i grupper i kartoteket efter, hvornår de skal faktureres, så fx alle der skal faktureres hver d. 10. hver 3. måned startende med 10. februar placeres i een gruppe. Uregelmæssig genfakturering Hvis det ikke er regelmæssigt kan man i stedet oprette ordrer på den/de datoer, hvor kunden skal faktureres næste gang. Man kan så i sin ordreoversigt sorterer ordrene efter dato, så man hurtigt kan se, hvilke der skal faktureres d.d. Import En avanceret mulighed er at udnytte Enterprise-udgavens mulighed for at generere ordrer/fakturaer fra en fil. Du kan oprette en (eller flere) fil(er) i et regneark (afhængig af dit faktureringsmønster), som du så genererer dine ordrer/fakturaer ud fra efter behov. Se også manualen under afsnittet "Import af ordrer/fakturaer". Tilbage til indholdsfortegnelsen
Hvor er fakturanummeret?Problem:I den gamle version af SummaSummarum kunne man se fakturanummeret i et felt i fakturavinduet, før fakturaen blev bogført. Hvor er det nummer henne? Svar: Dette blev ændret i version 2.3 (som kom december 2003). Her blev feltet fjernet for at gøre plads til to nye brugerfelter og oplysningen flyttet op i fakturavinduets titellinje. Fra version 2.5 vises det forventede fakturanummer markeret med en stjerne før bogføring i fakturavinduets titellinje. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Forkert dato ved udskriftProblem:Ved udskrift af gammel faktura sættes dags dato på i stedet for fakturadatoen. Svar: I Formulardesigneren findes to felter til indsættelse af dato Dato - indsætter dags dato Bilagsdato - indsætter bilagets oprettelses-/udstedelsesdato Du skal altså udskifte Dato-feltet med Bilagsdato-feltet på det fakturadesign, du anvender til at udskrive fakturaen. Du kan se en beskrivelse af alle felter i Formulardesigneren i den indbyggede hjælpefil under Hvordan gør man?, Formulardesigner, Feltoversigt. Tilbage til indholdsfortegnelsen
FAKTURA - ELEKTRONISK/OIOXMLElektronisk fakturering - kan SummaSummarum det?Elektronisk fakturering vil sige, at fakturaen ekspederes ad elektronisk vej. Det kan gøres på forskellig vis og i forskellige formater afhængig af modtageren. SummaSummarum understøtter genering og forsendelse af fakturaer i flere elektroniske formater. Elektroniske fakturaer er typisk billigere og nemmere at håndtere både for afsender og modtager.E-mail Du kan sende en faktura som almindelig tekst direkte pr. e-mail. Det kræver blot, at modtageren kan modtage e-mail. Der stilles ingen krav til e-mail-programmet, da fakturaen sendes som ren tekst uden formatering, grafik osv. Se også punktet Pæn e-mailfaktura PDF Ligesom man kan skrive til en printer kan man også skrive til en PDF-fil. Det kræver et hjælpeprogram som fx PDFPrinter. PDF-fakturaen kan så sendes pr. e-mail. Fakturaen kommer så til at se ud på præcis samme måde, som hvis den blev udskrevet på papir. Denne type kræver dels at modtageren kan modtage e-mails og at hun har et program, der kan åbne og læse PDF-filer. Se punktet PDFprinter/eDocPrinter PDF Pro OIOXML Fra 1.2.2005 skal fakturaer til det offentlige sendes i elektronisk i det såkaldte OIOXML-format. Fakturaen skal desuden indeholde nogle ekstra oplysninger ud over de lovpligtige oplysninger almindelige fakturaer skal indeholde. Man kan få et tillægsmodul til SummaSummarum, som kan generere OIOXML-fakturaer. Se punktet "Hvordan håndteres OIOXML-fakturaer til det offentlige?" Tilbage til indholdsfortegnelsen
Hvordan håndteres OIOXML-fakturaer til det offentlige?Problem:Pr. 1.2.2005 skal alle offentlige virksomheder modtage fakturaer i elektronisk form. Fakturaerne skal desuden indeholde nogle ekstra oplysninger udover de krav, der er til almindelige fakturaer. Svar: For at kunne lave de ekstra felter, skal du have SummaSummarum Professionel eller Enterprise version 2.5 eller nyere. Du kan downloade den gratis på hjemmesiden, hvis du i forvejen har licens til version 2. For at kunne generere en elektronisk faktura i OIOXML-format, kræves der et særskilt EFB-modul til SummaSummarum. Modulet koster kr. 500,- (pris pr. 1.1.2005). Modulet virker kun til SummaSummarum Professionel og Enterprise version 2 eller nyere. Forsendelsen af den elektroniske faktura til den offentlig myndighed skal ske via en VANS-operatør. SummaSummarums EFB-modul har understøtter direkte flere VANS-operatører/-formidlere. Du skal oprettes som kunde hos en VANS-operatør/-formidler for at kunne ekspedere fakturaen. Bemærk. Du kan frit vælge en anden VANS-leverandør eller formidler end de direkte understøttede til at ekspedere filen med den elektroniske faktura, som SummaSummarums EFB-modul genererer. Se punktet "Hvordan sender man en OIOXML-faktura?"
Du skal i øvrigt være opmærksom på følgende: Denne service er gratis for virksomheder, som har en årlig omsætning på mindre end kr. 15 mio., afregner moms halv- eller kvartårligt eller betaler en årlig lønsumsafgift på højest 1,5 mio. kr. Du kan læse mere om elektronisk fakturering på Økonomistyrelsen hjemmeside, www.oes.dk og på www.virk.dk. Her kan du også finde en oversigt over Læs Ind-bureauer mm. Finder du ikke de svar, du søger, kan du henvende dig på Elektronisk Fakturering Info-linjen på telefon 33 95 47 09. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Hvordan sender man en OIOXML-faktura?Når du opretter en OIOXML-faktura i SummaSummarum, dannes der en XML-fil, som gemmes i den mappe, du angiver i dialogboksen "Lav elektronisk faktura". Det er denne fil, som skal sendes videre til din kunde.Er der tale om det offentlige, skal fakturaen formidles via en af de godkendte VANS-leverandører. Man kan lave en aftale direkte med en VANS-leverandør eller man kan anvende en af de (efterhånden mange) VANS-formidlere, der byder sig til. XML-filen kan overføres på forskellig måde fra din PC til VANS-formidleren. Det kan være vis e-mail, ftp, browser-upload, en lukket linje eller noget helt femte. Det afhænger af, hvilken VANS-leverandør eller formidler, man benytter sig af. VANS-leverandører Du kan ekspedere den elektroniske faktura, SummaSummarum har genereret, via enhver af de godkendte VANS-leverandører og deres underleverandører. De har forskellige måder at gøre det på og forskellige priskonstruktioner. Du kan se en oversigt over de godkendte VANS-leverandører på Økonomistyrelsens hjemmeside. Direkte link til oversigt. Er det ændret er hovedlinket til Økonomistyrelsen www.oes.dk. Forsendelse direkte fra SummaSummarum SummaSummarum understøtter simpel forsendelse (pr. e-mail eller ftp) via følgende VANS-formidlere: XOMILO - Se www.xomilo.dk Forsendelsen er ikke krypteret. Du skal være opmærksom på, at hvis dine bilag indeholder følsomme oplysninger som fx personnumre eller andet, skal du sikre dig, at den valgte forsendelsesform ikke strider mod gældende regler for beskyttelse af personlige oplysninger o.a. For at kunne sende fakturaen automatisk fra SummaSummarum, kræver det, at du har et MAPI-kompatibelt e-mail-program. Har du problemer se Jeg kan ikke sende OIOXML-fakturaen pr. e-mail. NemHandel Du kan anvende Økonomistyrelsens NemHandel-forsendelse. Det er gratis, (men du skal selv klare installation, opsætning mv.) Der skal du vælge "Anden" VANS-formidler i SummaSummarum. NemHandel-modulet søger selv i den valgte mappe efter nye fakturaer og står selv for forsendelsen. Se ibizcenter.dk e-faktura easy PBS tilbyder en billig og sikker løsning, e-faktura easy. Her foregår forsendelsen af den elektroniske faktura via et webinterface og er dermed en anelse mere besværlig, til gengæld kan løsningen anvendes til at sende personfølsomme oplysninger og er i skrivende stund (6.3.2005) den billigste løsning, vi har kunnet opspore. Se www.e-faktura.dk. Via dit pengeinstitut Flere pengeinstituter kan ekspedere dine elektroniske fakturaer for dig. Det kræver typisk, at man har et erhvervsmodul el. lign. til sin netbank. Se mere information her eller kontakt dit pengeinstitut for at hřre mere om mulighederne Tilbage til indholdsfortegnelsen
Jeg kan ikke sende OIOXML-fakturaen pr. e-mailProblem:Den automatiske forsendelse pr. e-mail af min OIOXML-faktura virker ikke. Løsning:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Min faktura afvisesProblem:Den elektroniske OIOXML-faktura afvises hos VANS-leverandør eller hos den offentlige modtager. Svar:
Bemærk, det er fakturaens kildekode, der skal lægges ind i validatoren. Gør fx således:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Pæn e-mailfakturaBeskrivelse:
Når jeg sender en e-mail-faktura, forsvinder al formatering, og den er ikke særlig pæn.
Løsning:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
PDFprinter/eDocPrinter PDF ProSe PDFprinters SummaSummarum-vejledning Tilbage til indholdsfortegnelsen
RYKKEREOpkrævning af rykkergebyr og renterOpkrævning af rykkegebyr og rente kan enten foretages på en ny faktura, eller du kan tilføje det til beløbet på din rykker, ved at lægge det til beløbet i Udskriv-dialogen (version 2.4 og nyere), når du udskriver rykkeren. Her kan SummaSummarum beregne morarente (en % p.a. beregnet fra forfaldsdato til dags dato) og lægge dette samt et fast beløb til fakturasaldoen.Bemærk! Beløbet vil blive lagt til feltet "Beløb", ikke feltet "Fakturabeløb", idet fakturabeløbet naturligvis ikke ændres. Du får derfor også kun mulighed for at angive gebyr og rentesats i Udskriv-dialogen, hvis det anvendte formulardesign indeholder feltet "Beløb". Hvis du ikke opkræver rykkergebyret via en ny faktura, skal du selv bogføre det via kassekladden. Tilbage til indholdsfortegnelsen
VARERImport af varerBeskrivelse:
Jeg vil gerne importere mine varer fra et andet program.
Løsning:
Import af varer understøttes i SummaSummarum Professionel og Enterprise version 2 eller nyere.
Tilbage til indholdsfortegnelsen
VaresorteringBeskrivelse:
Mine varer er ikke sorteret efter varenummer, når jeg åbner regnskabet.
Løsning:
Gå til vinduet "Varer" og vælg Vis -> Opdater.
Mine varer er stadig ikke sorteret efter varenummer. Fx ligger varenummer "10" før varenummer "2". Løsning:
Varenumre kan indeholde både bogstaver og tal. Derfor sorteres der på tegn - ikke på tal. Hvis varer skal sorteres på tal, skal du sætte foranstillede 0'er på, fx "002", "010" osv., så kommer 2 før 10.
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Prisgrupper - flere priser på samme vareBeskrivelse:
Jeg vil gerne kunne lave forskellige prisgrupper og koble dem på forskellige debitorgrupper.
Løsning:
Man kan bruge valutafunktionen i Enterprise-udgaven til at oprette prisgrupper. Sådan kan du fx oprette en ekstra prisgruppe i danske kroner:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
SIKKERHEDSKOPIERINGSikkerhedskopiering til CD-ROMBeskrivelse:
Sikkerhedskopieringsfunktionen i Summasummarum aktiveres og CD-drevet vælges. Programmet går ikke længere end til at undersøge drevet.
Løsning:
Om SummaSummarum kan skrive direkte til dit CDROM-drev ligesom en diskette afhænger af drevet og den tilhørende software. Hvis det ikke er muligt, må du lave sikkerhedskopien til PC'ens harddisk først og derefter overføre sikkerhedskopien til CDROM'en med drevets tilhørende software.
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Sikkerhedskopi kan ikke indlæsesBeskrivelse:
Ved forsøg på indlæsning af sikkerhedskopi, får jeg beskeden "SummaSummarum fandt ikke en gyldig sikkerhedskopi".
Løsning:
Kontrollér, at du har valgt det medie og den mappe, hvor sikkerhedskopien er placeret.Kontrollér, at sikkerhedskopien består af to filer, "summa.bck" og "summa" eller "summa.id" (SummaSummarum 2). Hvis filerne fx har fået tilføjet tal til navnet (fx fordi du har modtaget flere sikkerhedskopier pr. e-mail), så fjern tallene. VIGTIGT! Du må ikke fjerne endelsen ".id". Den sikrer, at sikkerhedskopien ikke indlæses i SummaSummarum 1, som har et andet datafilformat end version 2. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Ved sikkerhedskopiering slettes poster mv.Beskrivelse:
Når jeg vil oprette en sikkerhedskopi, slettes det arbejde, jeg har lavet.
Løsning:
Dette sker, hvis du vil lave en sikkerhedskopi på et medie eller et sted, som i forvejen indeholder en sikkerhedskopi, og du vælger "Gendan fra sikkerhedskopi..." i stedet for "Opret sikkerhedskopi...".I stedet for at oprette en sikkerhedskopi af det eksisterende regnskab, overskrives regnskabet af en ældre version, hvorfor alt der er lavet siden, bliver overskrevet. Hvis man læser, hvad der står i dialogboksen, efter man har foretaget sit valg, vil man opdage fejlen, men ellers er der en anden måde at undgå at vælge forkert: Opret altid en sikkerhedskopi ved at anvende knappen "Opret sikkerhedskopi" i værktøjslinjen. Der er ikke nogen knap til at gendanne et regnskab, så der er ingen fare for forveksling. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Redde posteringer uden sikkerhedskopiBeskrivelse:
Er der nogen måde hvorpå jeg kan redde mine posteringer, hvis jeg ikke har taget en sikkerhedskopi, eller jeg har kun taget een, og disketten viser sig at være defekt?
Løsning:
Da alle kladdelinjer gemmes i filen "kladder.dat", kan du formentlig redde dine finansposteringer, hvis denne fil er intakt. Gør følgende:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
DESIGNStyring af kolonner på fakturaBeskrivelse:
Kolonnerne står for tæt på hinanden på fakturaen. Kan jeg ikke styre kolonnebrederne?
Løsning:
Kolonnebredderne beregnes automatisk efter indholdet. Det der er til overs
gives til kolonnen Tekst.Afstanden mellem kolonnerne er sat til 3 milimeter. Har du version 2.4.5 eller nyere, kan du ændre denne værdi således:
Tilbage til indholdsfortegnelsen
Ingen/forkert tekst på brugerfelterBeskrivelse:
Når jeg udskriver et bilag, er der ingen (eller en forkert) feltbeskrivelse (feltetiket) foran feltværdien.
Løsning:
Brugerfelterne og feltetiketterne styres her1) Funktioner, Indstillinger, Brugerfelter
Hvis du har Enterprise-udgaven overstyres feltetiketterne på dine designs her Tilbage til indholdsfortegnelsen
UDSKRIVNINGEgne formularerDu oprette og udskrive egne formularer som henter oplysningerne på et kartotekskort eller en faktura.Eksempel Sådan opretter du et nyhedsbrev: 1) Opret et formulardesign, du vil bruge til dit nyhedsbrev. Designet skal måske indeholde felterne Firmanavn, Firmaadresse og Modtager, et eller flere Fast tekst-felter med nyhedsbrevets tekst samt noget grafik. 2) Markér de kartotekskort, som brevet skal udskrives til. 3) Højreklik og vælg Kuvert.... Vælg dit nyhedsbrevsdesign på listen "Design" og klik "OK". På tilsvarende vis kan du oprette og udskrive en formular med oplysninger baseret på en ordre eller en faktura. Når du har oprettet designet, højreklikker du på bilaget og vælger Udskriv.... Vælg dit nye formulardesign på listen "Design" og klik "OK". Hvis kunden tager i mod tilbudet, kan du sidenhen bogføre og udskrive fakturaen. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Genudskrivning af rykkerNår du udskriver en påmindelse eller en rykker, noteres datoen på fakturaen, og menupunktet deaktiveres, så du ikke kommer til at udskrive den samme rykker endnu en gang med en ny dato.Hvis du alligevel skulle få brug for at udskrive en rykker igen fx pga. en printerfejl, eller fordi du har glemt at udskrive en kopi, kan du gøre det ved at slette rykkerdatoen på fakturaen og vælge OK. Menupunktet bliver nu aktiveret, så du kan udskrive en rykker igen. Husk at sætte dato og beløb! Tilbage til indholdsfortegnelsen
Grafik ikke med på udskrift (1)Beskrivelse:
Jeg har oprettet et formulardesign, der indeholder grafik, men grafikken bliver ikke skrevet ud.
Løsning:
1) Tjek at du har den nyeste version af SummaSummarum Pro. Hvis ikke, så opdater og opdater dit formulardesign ved at fjerne og indsætte grafikfilen i designet igen.2) Tjek din printeropsætning. Prøv fx at ændre Spool-dataformat (fra RAW til EMF), hvis din printer har den mulighed. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Grafik ikke med på udskrift (2)Beskrivelse:
Jeg har oprettet et formulardesign, der indeholder grafik, men grafikken bliver ikke altid skrevet ud.
Løsning:
Problemet skyldes typisk manglende hukommelse (RAM) ved udskrivningen. Der er flere løsningsmuligheder:1) Hvis grafikfilen er BMP-format, så prøv at lave den om til EMF. 2) Sørg for ikke at have for mange aktiviteter i gang og programmer åbne, når du udskriver. 3) Optimér grafikken, så den fylder mindre. 4) Køb mere RAM til printeren eller PC'en eller begge dele. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Forkert fakturanr., -beløb og forfaldsdatoBeskrivelse:
Jeg udskriver et indbetalingskort fra kartoteket, men der kommer helt forkert fakturanummer, -beløb og forfaldsdato på udskriften.
Løsning:
Forklaringen er, at når du udskriver fra kartoteket, så ved SummaSummarum ikke, hvilket fakturanummer, fakturabeløb og forfaldsdato du ønsker sat på. Du kan have udstedt hundredevis af fakturaer til en debitor - hvilken faktura skal så på girokortet?
Derfor - hvis du ønsker fakturaspecifikke oplysninger som fx fakturanummer, forfaldsdato og fakturabeløb på udskriften, skal du udskrive fra den pågældende faktura, så Summa ved, hvilken fakturas oplysninger der skal anvendes. Dvs. find den pågældende faktura, højreklik og vælg Giro-/FI-kort.... Hvis du ønsker at udskrive et girokort UDEN disse oplysninger, skal du oprette et design UDEN de fakturaspecifikke felter. Tilbage til indholdsfortegnelsen
Vis udskriftSpørgsmål: Jeg vil gerne kunne se en udskrift på skærmen, præcis som den kommer til at se ud, før jeg udskriver en rapport, faktura el. lign.Svar: SummaSummarum har pt. ikke en sådan facilitet indbygget, men hvis du har et pdf-program som fx PDFprinter, kan du se udskriften ved at anvende dette værktøj. PDFprinter kan i øvrigt integreres med SummaSummarum og anvendes til at sende (signerede) fakturaer i PDF-format pr. e-mail ligeså let som hvis du udskriver fakturaen. En PDF-printer-licens koster nogle hundrede kroner. Se www.pdfprinter.dk. Udskrivning til PDFProblem: Jeg kan ikke udskrive faktura eller andet til PDF via fx Adobe Acrobat?Løsning: SummaSummarum har ikke særlige faciliteter til udskrivning via PDF og er heller ikke testet op mod PDF-programmer som fx Adobe Acrobat. PDF-programmerne fungerer normalt på den måde, at de tilføjes i Udskriv-menuen, således at man udskriver til PDF i stedet for at udskrive en printer. PDF-programmet anvender de data, som skulle anvendes til udskrivningen, til at danne PDF-dokumentet. Derfor vil der normalt heller ikke være problemer med at udskrive til PDF, hvis man kan udskrive til printer. Hvis der alligevel er problemer, må man henvende sig til producenten af PDF-programmet. SummaSummarum indeholder som sagt ingen PDF-faciliteter og ingen muligheder for at ændre på udskriftindstillinger eller andet, som har betydning for udskrivning til PDF. Man kan også prøve at anvende et andet PDF-program. Fx PDFprinter, www.pdfprinter.dk, som også giver mulighed for automatisk e-mail-forsendelse af PDF-fakturaer fra SummaSummarum. Tilbage til indholdsfortegnelsen
OPSTARTOprettelse af startsaldi(Dette afsnit er sakset fra hæftet, der følger med en betalt licens)Med mindre firmaet eller foreningen lige er startet, så er der formentlig allerede nogen penge på dine bankkonti osv., når regnskabet startes op. Før du går i gang med de løbende posteringer, skal du have ført den aktuelle status ind i dit nye regnskab. Overførsel fra regnskab med dobbelt bogholderi
Hvis du åbner det nye regnskab på basis af et eksisterende regnskab med dobbelt bogholderi, overføres alle konti direkte.
Hvis overførslen sker ved regnskabsårets afslutning, skal alle driftskonti nulstilles og driftsresultatet overføres til en statuskonto, der fx hedder „Årets resultat“. Slutsaldo på statuskonti i det gamle regnskab overføres som startsaldo på de samme konti i det nye regnskab.
Overførsel fra regnskab uden dobbelt bogholderi
Hvis du fx har ført regnskab i et regneark, behøver det ikke give større problemer; i hvert fald ikke hvis den faktiske beholdning på bank- og girokonto og i kassen, svarer til de indtægter og udgifter, du har haft i følge dit regneark. Så kan du overføre status som beskrevet i forrige afsnit. Er der derimod uoverensstemmelser, må du i gang med detektivarbejdet og evt. få hjælp af en revisor.
Generelt om oprettelse af startsaldo
Ligesom ved løbende posteringer, skal startsaldi også modposteres, før du kan bogføre en kladde. Hvis der er kr. 1000 i din kasse, (startsaldo = kr. 1.000) kommer pengene et sted fra. Fx
1) Du har solgt for kr. 1.000. 2) Du har overført kr. 1.000 fra et tidligere år. 3) Du har indskudt kr. 1.000 af dine private penge. I alle tilfælde er der - eller skal der oprettes - en passende modkonto: Ad. 1) En driftskonto til den vare/ydelse, du har solgt, fx „Vaser og skåle“. Ad. 2) En statuskonto der fx hedder „Overført fra tidligere år“. Ad. 3) En statuskonto der fx hedder „Indskudt“. Datering af startsaldo
Startsaldi dateres på regnskabsperiodens første dato. Hvis det er muligt, bør du undlade at foretage andre posteringer den dag. Det gør det nemmere at adskille disse posteringer fra de løbende posteringer.
I det følgende afsnit vises et eksempel på oprettelse af startsaldi.
(Denne tekst er sakset fra hæftet, der følger med en betalt licens) Tilbage til indholdsfortegnelsen
Isolering af startsaldi/åbningstalBeskrivelse:
Jeg vil gerne kunne isolere åbningstal fuldstændig fra almindelige posteringer. Da jeg har almindelige posteringer på regnskabsårets første dag, d. 1.1., kan jeg ikke bruge forslaget med at forbeholde d. 1.1. til startsaldi.
Løsning:
Her er en ide til løsning, som en bruger har leveret:I forbindelse med afslutning af det gamle regnskab sættes det nye regnskabsår til at gå fra d. 31.12. til d. 31.12. Alle åbningstal inkl. eventuelle efterposteringer posteres så på d. 31.12., så d. 1.1. er "fri" til almindelige posteringer. Det er ikke en gennemtestet løsning og en konstateret ulempe er, at posteringerne d. 31.12. medregnes i december-måned i månedsoversigten i vinduet Overblik. VIGTIGT! Du bør spærre for posteringer før d. 1.1. under Filer -> Egenskaber for regnskaber -> "Postering", så du ikke kommer til at postere manuelt i det gamle regnskabsår. Tilbage til indholdsfortegnelsen
|
|
|||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
©1996-2010 Stones Software A/S